Tugas Dan Tanggung Jawab Telephone Operator

Telephone Operator

Di dalam front office department di hotel ada petugas yang bertugas menangani seluruh pelayanan komunikasi lewat telephone yang disebut dengan petugas telephone operator. Telephone operator adalah orang yang bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menyediakan pelayanan sambungan telephone yang masuk kepada orang yang dituju, serta membuka saluran telephone bila ada karyawan hotel ingin melakukan panggilan telephone ke pihak luar hotel. Seorang telephone operator merupakan seorang yang sering melakukan komunikasi jarak jauh maupun internal perusahaan serta petugas telephone operator harus dapat memahami cara kerja serta sistem telephone yang diguanakan ditempat ia bekerja dengan baik dan tepat.Dihotel sendiri ada yang namanya Incoming call ( telephone yang masuk ke dalam hotel ) dan Outgoing call ( panggilan yang dilakukan dari dalam hotel keluar hotel ). Sebelum itu anda pasti bertanya "Apa tugas dari telephone operator?". Ada beberapa hal yang menjadi tugas dan kewajiban bagi seorang operator telephone antara lain:

Sebelum memulai bekerja petugas telephone operator harus membaca log book dan formulir-formulir yang penting lainya.

1. Memeriksa kelengkapan stationary ( alat tulis )
2. Memberikan pelayanan sambungan telephone baik local, interlokal, dan international call
3. Membuat bill atas semua transaksi penggunaan telephone.
4. Memberi pelayanan kepada tamu yang menginap di hotel berupa informasi keadaan  didalam maupun diluar hotel, serta menerima telephone dari luar yang masuk kedalam hotel.
5. Memberikan pelayanan Wake up call ( membangunkan tamu ) pada jam jam tertentu berdasarkan permintaan tamu yang menginap di Hotel.
6. Menangani Penitipan pesan melalui telephone serta mencatat pesan yang ditujukan kepata tamu yang menginap di hotel, karyawan, dan segera menyampaikan pesan tersebut kepada orang yang ditujukan.
7. Mencatat semua informasi penting di log book sebagai pedoman pada saat Handover ( Pertukaran Shift ).
8. Mengetahui dan menghafal semua Extention nomor hotel, serta nomor penting lainya.
9. Selalu mengucapkan greeting pada saat menerima telephone, serta mengatur suara pada saat bertelephone  supaya terdengar sopan dan baik.
10. Menerima keluhan tamu yang disampaikan melalui telephone dan segera laporkan ke atasan, tanggap jangan pernah panik.
11. Melakuakan pertukaran informasi pada saat pergantian shift kepada teman yang bertugas selanjutnya.

I. Telephone Courstey ( Sopan satun dan tata cara/ manner bertelephone )

Tujuan dari sopan satun bertelephone adalah untuk memberikan kesan yang baik dan positif kepada si penelephone bahwa perusaan kita care terhadap customer. Sedangkan Telephone courtsey merupakan sutau cara / manner yang baik dan sopan digunakan dalam bertelephone. Berikut tata cara yang baik dan benar dalam bertelephone:

1. Pick up telephone before tree times ringing, angkat telephone sebelum / maksimal tiga kali berdering
2. Telephone berjarak sekitar 5 cm pada saat menerimanya untuk menghidari suara yang terlalu keras.
3. Greeting dengan suara yang penuh semangat dan perhatian, serta mengucapkan dengan jelas nama perusahaan, section, dan nama anda
4. Tanyakan nama si penelephone dan suruh si penelephone untuk mengeja namanya, dan usahakan menyebut nama si caller jika anda telah mengetahuinya
5. Berbicara dengan suara dan intonasi yang jelas serta tepat  dan gunakan bahasa yang formal.
6. Concern dengan orang yang diajak bertelephone, serta tersenyumlah kepada lawan bicara
7. Dont let the caller waiting, jangan pernah membiarkan si penelephone menunggu terlalu lama.
8. Selalu ingat untuk mengucapkan Thank you for calling, have a pleasant day sebagai Farewell(salam perpisahan).

II. Perlengkapan Petugas Telephone Operator

Perlengkapan fisik( hal yang tampak oleh mata ) yang harus tersedia di telephone operator antara lain:

1. Switch board
2. Telephone set and head set
3. Komputer, Meja Operator, dan Kursi
4. Video system set dan Audio system set
5. White board dan jam dingding filling cabinet

Perlengkapan non Fisik antara lain:

1. Emergency call line, digunakan khusus pada saat situasi darurat seperti kebakaran dan bencana alam
2. Wake up call system, suatu system yang digunakan untuk membangunkan tamu dari tidur berdasarkan permintaan tamu( guest request ).
3. Page system, yaitu system yang digunakan untuk menghubungi semua nomor extensi hotel, biasanya disertakan pesan yang khusus.
4. Hotel information system, adalah sarana yang digunakan agar semua saluran komunikasi yang terjadi dapat disampaikan secara efisien.
5. Rooming list, Berupa tampilan daftar tamu yang ada di system komputer Charging system merupakan sistem yang digunakan sebagai penarikan biaya  telephone yang di lakukan oleh tamu.
6. Telephone feature, bentuk-bentuk layanan yang tersedia yang di manfaatkan oleh operator.

III. Hal hal yang harus dipersiapkan untuk menerima telephone

1. Buku atau Daftar telephone, biasanya berisi nama nama tamu ( Guest name in alphabetical list ), employee alphabetical list, telephone dictionary serta seluruh no telephone di dalam hotel
2. Nomor penting( Inportant telephone number ) Telephone massage form, digunakan untuk mencatat pesan

Jadilah seorang operator telephone yang baik dan memahami job desk serta bisa memberikan kesan positif kepada lawan bicara anda.Semoga informasi yang tertera diatas bisa anda jadikan pedoman untuk menjadi seorang telephone operator yang profesional.